Bedrijfscontinuïteitsplan

SchaakstukkenDe continuïteit van uw organisatie

Er hoeft niet eens sprake te zijn van een spectaculaire ramp om de continuïteit van een bedrijf in gevaar te brengen. Bij noodsituaties denken we al gauw aan catastrofes als bomaanslagen, branden of overstromingen, maar een ongeluk schuilt soms letterlijk in een klein hoekje. Zo zou er in de airconditioning van een kantoorpand een legionella-bacterie kunnen zitten. Het gebouw zal meteen hermetisch worden afgesloten en de medewerkers hebben geen toegang meer tot hun bureau, hangmappen of computer. Wat doe je dan als organisatie?
Een groot voordeel is dat veel bedrijfs- en productieprocessen tegenwoordig voor een belangrijk deel steunen op informatie- en communicatietechnologie. Bedrijf kritische informatie kan snel en compact worden opgeslagen, inclusief één of meerdere backups. Mocht zich een calamiteit voordoen, dan kan het bedrijf op een backup terugvallen en zijn hooguit de jongste mutaties niet meer te achterhalen.
Niet voor niets is ‘continuïteitsplanning’ onder it-managers al heel lang een bekend begrip. Veel bedrijven beschikten al in de jaren zeventig over backupsystemen en tekenden in die tijd ook al contracten met computeruitwijkcentra. De kwetsbaarheid van de it-infrastructuur – een blikseminslag, stroomstoring of computervirus konden de hele zaak stilleggen – was twintig à dertig jaar geleden al genoegzaam bekend.

De aanpak

Maar de bedrijfsvoering van vandaag de dag is niet meer dezelfde als die van jaren geleden. De it-afdeling is in de meeste bedrijven gedecentraliseerd, waarbij de kennis op de verschillende werkplekken aanwezig is. Daarmee zou ook de visie op bedrijfscontinuïteit moeten zijn veranderd, maar dat blijkt niet overal het geval. Hoewel IT in veel bedrijven – met name in de dienstensector – meestal één van de grootste jaarlijkse investeringsposten is, wordt de informatietechnologie in een substantieel deel van die ondernemingen als ‘slechts’ een ondersteunende functie beschouwd. Het strategische belang van de IT wordt door veel managers nog steeds onderschat.
vergeet niet dat het hele proces van het opstellen van een continuïteitsplan ook vaak nuttige informatie oplevert voor de verbetering van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Bedrijfscontinuïteit in 10 stappen
1 – Benoem een manager voor de continuïteitsplanning
Ga binnen het bedrijf op zoek naar de meest geschikte persoon voor het ontwikkelen en managen van een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP). Binnen het bedrijf, want voor deze functie is iemand nodig die het bedrijf, de bedrijfsvoering en de bedrijfscultuur goed kent. Natuurlijk kan zo’n manager voor het goed doorlopen van het hele proces hulp van buiten inroepen, bijvoorbeeld van een gespecialiseerd adviesbureau. Het is ook essentieel dat het management van de onderneming zich volledig committeert aan het plan. Zonder de steun van het management begint de continuïteitsplan-manager aan een onmogelijke missie.BCP

2 – Breng het bedrijfsproces in kaart
Maak inzichtelijk hoe de onderneming werkt. Identificeer de bedrijf kritische systemen, processen, procedures, toeleveranciers, afnemers, enzovoorts. Vergeet daarbij niet dat ook ‘derde partijen’ en collega organisaties een belangrijke rol kunnen spelen.

3 – Identificeer de risicogebieden
Kijk naar de belangrijkste risicogebieden in de bedrijfsvoering, ofwel de gebieden waar eventuele problemen kunnen leiden tot grote catastrofes.

Verder moeten zaken als het bedrijfsgebouw of -terrein onder de loep worden genomen, aangezien het zonder dat onroerende goed ook moeilijk werken is en de burger vaak niet weet waar hij/zij naar toe moet. En uiteraard moeten de machines en apparaten worden gecheckt, of dat nu de computers en telefooncentrale zijn bij een dienstverlenend bedrijf of de uitwijklocatie.

Maak een ‘uitwijkplan’ voor het geval de voor de bedrijfsvoering noodzakelijke apparatuur of ruimte niet is te gebruiken. Dat kan bijvoorbeeld door een contract te sluiten met een gespecialiseerd uitwijkcentrum, maar ook door afspraken te maken met collega gemeente om een deel van hun productiecapaciteit te gebruiken.

4 – Zoek contact met de leveranciers
De meeste bedrijven maken deel uit van een keten. Dat betekent dat een bedrijf zijn eigen zaakjes wel op orde kan hebben, maar dat het alsnog in de problemen kan komen als dat bij een andere schakel in die keten niet het geval is. Het is daarom belangrijk bij de leveranciers te informeren naar hun BCP en vervolgens te kijken of de plannen op elkaar aansluiten. In het uiterste geval kan dit leiden tot het zoeken naar een andere leverancier. Eentje die géén negatief effect heeft op de continuïteit van de onderneming.

5 – Zoek contact met de belangrijkste afnemers
Maak, indien mogelijk, een ‘top-zoveel’ van de klanten (w.o. notariskantoren en advocaten) en zoek contact met de belangrijkste/grootste. Dat dient een tweeledig doel. Ten eerste laat je daarmee de klanten weten dat je serieus werk maakt van de bedrijfscontinuïteit, zodat ze ook ten tijde van een crisis op je mogen rekenen. Ten tweede leg je eventuele probleemgebieden bloot in de laatste schakels van het bedrijfsproces: de levering aan de klanten en de facturering/betaling.
Net als bij de leveranciers is het belangrijk bij de afnemers te informeren naar hun BCP en te kijken of de plannen op elkaar aansluiten. Ook klanten die hun zaakjes niet goed hebben geregeld, kunnen immers een negatief effect hebben op de continuïteit van de onderneming.

6 – Interne en externe communicatie
Zorg ervoor dat alle werknemers en de belangrijkste leveranciers op de hoogte zijn van hetgeen is vastgelegd in het continuïteitsplan, zodat dit in werking kan treden op het moment dat het nodig is. Organiseer eventueel trainingssessies, zodat alle sleutelfiguren het plan en hun rol daarin begrijpen. Laat in ieder geval duidelijk zijn wie in geval van calamiteiten beslissingsbevoegd zijn.
Ook moet in het communicatieplan duidelijk zijn vastgelegd wie moet worden gewaarschuwd in geval van een noodsituatie. En mocht die persoon onbereikbaar zijn, dan moet duidelijk zijn wie de eerste reserve is, en de tweede, de derde, enzovoorts. Deze informatie moet ook worden doorgegeven aan de relevante autoriteiten en hulpdiensten.

7 – Testen
Alle procedures, ook die met de leveranciers en collega organisaties zijn afgesproken, moeten worden getest. Alleen op die manier is zekerheid te krijgen over de vraag of ze goed werken. Problemen kunnen tenslotte beter bekend worden tijdens een oefening dan in een echte noodsituatie.

8 – Regelmatig evalueren en actualiseren
Het plan moet regelmatig geëvalueerd, geactualiseerd en van tijd tot tijd opnieuw getest worden. De onderneming is tenslotte een dynamisch geheel, waarin aan de lopende band dingen veranderen. Werknemers krijgen nieuwe functies of besluiten te verhuizen, apparatuur wordt vervangen, leveranciers en afnemers veranderen, enzovoorts. Als het BCP niet ‘mee verandert’, is het al snel niet meer actueel en daarmee zo goed als waardeloos.

9 – Ontwikkel een PR-strategie
Afhankelijk van de markt en omgeving waarin het bedrijf opereert, is een goed PR-plan erg belangrijk. Natuurlijk is dat belang mede afhankelijk van de soort calamiteit. Een brand in een olieraffinaderij of kerncentrale vraagt uiteraard om een andere media-benadering dan een stroomstoring in een machinefabriek. Het verdient aanbeveling de communicatie met de media zoveel mogelijk via één persoon te laten lopen, zodat in ieder geval wordt voorkomen dat mensen elkaar gaan tegenspreken of dat er halve waarheden worden verteld. De verantwoordelijke PR-functionaris moet echter wel over voldoende relevante informatie en kennis kunnen beschikken.

10 – Houd de bank op de hoogte
Laat de bank weten welke maatregelen zijn getroffen in het kader van het BCP. Een noodsituatie kan immers al snel zorgen voor kortetermijn-cashflowproblemen. Als de bank weet dat het bedrijf een gedegen BCP heeft, zal ze eerder geneigd zijn in zo’n situatie de kredietmogelijkheden te verruimen.

http://www.sdu.nl/pdf/PandemieBijlageL.pdf

Bronvermelding: delen van bovenstaande zijn afkomstig uit de Computable